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Comment faxer une demande de dossier médical

Vous avez le droit d’obtenir une copie de votre dossier médical. Voici comment envoyer une demande écrite par fax, ce que prévoient les règles en matière de délais et de frais, et ce qu’il faut savoir avant d’envoyer.

Publié: 2026-10-19

En vertu de HIPAA, vous avez le droit d’accéder à votre propre dossier médical. Les prestataires peuvent exiger que cette demande soit faite par écrit, et certains indiquent le fax comme moyen de l’envoyer. Vous pouvez aussi avoir besoin d’envoyer des formulaires ou des documents à un prestataire ou à un régime d’assurance santé. Avec AnytimeFax, vous pouvez faxer votre propre demande ou vos documents depuis votre téléphone ou votre ordinateur, sans télécopieur, sans compte ni abonnement. Ce guide présente ce que prévoient les règles fédérales et comment envoyer votre demande.

Pour les particuliers qui envoient leurs propres informations

AnytimeFax est destiné aux personnes qui envoient leurs propres documents, ou des documents qu’elles sont autorisées à envoyer pour leur propre compte. AnytimeFax n’est pas un business associate au sens de HIPAA et ne signe pas de Business Associate Agreements. Les prestataires de soins, les régimes d’assurance santé et les autres entités couvertes ne doivent pas utiliser AnytimeFax pour envoyer des informations de santé protégées en leur nom.

Les prestataires ont généralement 30 jours pour agir

En vertu du 45 CFR 164.524, une entité couverte doit donner suite à votre demande d’accès au plus tard 30 jours après l’avoir reçue. Elle peut prolonger ce délai une fois, de 30 jours au maximum, si elle vous en informe par écrit.

Ce qu’il vous faut

  • Votre demande écrite et signée : sur le formulaire du prestataire s’il en a un, ou une lettre indiquant votre nom, votre date de naissance, les dossiers souhaités et la façon dont vous voulez les recevoir.
  • Le numéro de fax du prestataire ou du régime, tiré de son site officiel, d’une lettre ou de son service des dossiers médicaux.
  • Le fichier au format PDF, DOC ou DOCX : jusqu’à 10 Mo au total et 20 pages par commande (les envois plus importants peuvent faire l’objet d’un devis).
  • Une adresse e-mail pour recevoir un code de vérification à usage unique.

Étape par étape

  1. Demandez comment le cabinet reçoit les demandes

    Une entité couverte peut exiger que les demandes d’accès soient faites par écrit si elle en informe les patients. Consultez le site du prestataire ou appelez le service des dossiers médicaux pour obtenir son formulaire et confirmer que le fax fait partie des moyens acceptés.

  2. Remplissez et signez la demande

    Utilisez le formulaire du prestataire s’il en existe un. Précisez les dossiers souhaités, les dates et si vous voulez des copies papier ou électroniques. Si vous voulez que les dossiers soient envoyés à quelqu’un d’autre, par exemple un autre médecin, indiquez-le et ajoutez les coordonnées de ce destinataire.

  3. Numérisez-la en PDF

    Numérisez chaque page avec votre téléphone ou un scanner. Vérifiez que votre signature et vos informations d’identification sont lisibles.

  4. Téléversez et saisissez le numéro de fax

    Téléversez le fichier sur AnytimeFax et tapez le numéro de fax exactement tel qu’il figure sur la source officielle.

  5. Confirmez et payez

    Vérifiez votre e-mail avec un code à usage unique. Au moment du paiement, vous acceptez les Conditions et confirmez que vous envoyez des informations sensibles pour votre propre compte. Votre premier fax d’une page est gratuit (une fois par adresse e-mail). Ensuite : $4.99 de 2 à 4 pages, $5.99 de 5 à 10 pages et $7.99 de 11 à 20 pages. Si vous avez déjà utilisé le fax gratuit, une seule page coûte $4.99 (Standard) ou $20 (Urgent).

  6. Gardez une preuve et faites un suivi

    Conservez votre numéro de commande (il commence par AF-) et votre facture. Notez la date d’envoi de la demande pour savoir à partir de quand court le délai de 30 jours, et relancez le cabinet si vous n’avez pas de nouvelles.

Conseils

  • Si vous voulez que vos dossiers soient envoyés directement à un tiers, le HHS indique qu’une entité couverte peut accepter une demande signée numérisée, une demande signée électroniquement, ou une copie envoyée par fax ou par courrier, et ne peut pas exiger que vous vous présentiez en personne.
  • Selon le HHS, les prestataires ne peuvent pas vous facturer la recherche et la récupération de vos dossiers, ni retenir vos dossiers parce que vous avez une facture impayée.
  • Les frais doivent être raisonnables et fondés sur les coûts. Les lignes directrices du HHS décrivent un forfait facultatif de $6.50 au maximum pour les copies électroniques de dossiers conservés sous forme électronique ; le HHS précise que ces lignes directrices ne s’appliquent que dans la mesure où elles sont compatibles avec la décision de justice Ciox v. Azar.
  • Certains régimes d’assurance santé indiquent le fax comme option pour des formulaires tels que les demandes d’autorisation préalable. Consultez les instructions officielles de votre régime pour connaître le bon formulaire et le bon numéro.

Erreurs courantes

  • Envoyer une demande non signée alors que le cabinet exige un formulaire signé.
  • Omettre de préciser les dossiers ou les dates souhaités, ce qui peut ralentir le traitement.
  • Utiliser un numéro de fax général au lieu de celui du service des dossiers médicaux ou de la communication des informations.
  • Supposer qu’un fax livré signifie que le cabinet a commencé à traiter la demande : faites un suivi pour le confirmer.

Délais de livraison

Les commandes Standard, Étendu et Grand sont livrées sous 24 heures, et l’option gratuite d’une page peut prendre jusqu’à 3 jours. Les commandes Urgent ($20, jusqu’à 20 pages) sont traitées dans les 90 minutes suivant la confirmation du paiement. Une livraison réussie confirme que le fax a été transmis au numéro de fax du destinataire ; elle ne confirme pas que quelqu’un a examiné ou accepté votre document. Le délai de réponse de 30 jours relève de la responsabilité du prestataire en vertu des règles fédérales ; AnytimeFax n’a aucun contrôle sur celui-ci.

Autres options

  • Un portail patient, si votre prestataire en propose un pour les demandes de dossiers.
  • L’envoi par courrier de la demande signée au service des dossiers médicaux du prestataire.
  • Le dépôt de la demande en personne, si c’est plus simple pour vous (un prestataire ne peut pas l’exiger pour les demandes d’envoi à un tiers).
  • Le portail en ligne de votre régime d’assurance santé, lorsqu’il en propose un pour les formulaires et les demandes.
Faxer votre demande de dossier

Questions fréquentes

Cela dépend du prestataire. Certains acceptent les demandes écrites par fax, et les pratiques varient. Consultez les instructions du prestataire et utilisez le numéro de fax qu’il indique.

En vertu du 45 CFR 164.524, au plus tard 30 jours après la réception de votre demande, avec une prolongation possible de 30 jours au maximum s’il vous en informe par écrit.

Il peut facturer des frais raisonnables et fondés sur les coûts, mais le HHS indique qu’il ne peut pas facturer la recherche et la récupération, ni retenir vos dossiers en raison de factures impayées.

Non. AnytimeFax n’est pas un business associate au sens de HIPAA et ne signe pas de Business Associate Agreements. Il est destiné aux particuliers qui envoient leurs propres informations.

Les fichiers sont téléversés via HTTPS, stockés chiffrés en AES-256 et automatiquement supprimés 30 jours après la finalisation de votre commande. Seuls vous et les opérateurs autorisés pouvez les ouvrir.

Sources officielles

Dernière vérification: 2026-10-18

AnytimeFax est un service indépendant exploité par Rise & Built Corp. Il n’est affilié ni au HHS, ni à aucun prestataire de soins, ni à aucun régime d’assurance santé, ni à aucune agence gouvernementale. Les exigences des tiers ont été vérifiées à la date indiquée ci-dessus ; confirmez toujours les exigences en vigueur auprès du destinataire. Cette page fournit des informations générales et ne constitue pas un avis juridique ou médical.