Vai al contenuto principale
AnytimeFaxAnytimeFax

Come inviare via fax una richiesta di cartelle cliniche

Hai il diritto di ottenere copie della tua documentazione sanitaria. Ecco come inviare una richiesta scritta via fax, cosa dicono le regole su scadenze e costi e cosa considerare prima dell’invio.

Pubblicato: 2026-10-19

Ai sensi dell’HIPAA, hai il diritto di accedere alla tua documentazione sanitaria. Gli operatori sanitari possono chiedere che la richiesta sia fatta per iscritto, e alcuni indicano il fax come uno dei modi per inviarla. Potresti anche dover inviare moduli o documenti a un operatore sanitario o a un piano sanitario. Con AnytimeFax puoi inviare via fax la tua richiesta o i tuoi documenti dal telefono o dal computer, senza apparecchio fax, account o abbonamento. Questa guida spiega cosa prevedono le norme federali e come inviare la tua richiesta.

Per persone che inviano le proprie informazioni

AnytimeFax è pensato per chi invia i propri documenti, o documenti che è autorizzato a inviare per conto proprio. AnytimeFax non è un business associate ai sensi dell’HIPAA e non firma Business Associate Agreement. Operatori sanitari, piani sanitari e altre entità coperte non devono usare AnytimeFax per inviare informazioni sanitarie protette per proprio conto.

In genere gli operatori sanitari hanno 30 giorni per rispondere

Ai sensi del 45 CFR 164.524, un’entità coperta deve dare seguito alla tua richiesta di accesso entro 30 giorni dal ricevimento. Può prorogare il termine una sola volta, di altri 30 giorni al massimo, se te lo comunica per iscritto.

Cosa ti serve

  • La tua richiesta scritta e firmata: sul modulo dell’operatore sanitario, se ne ha uno, oppure una lettera con il tuo nome, la data di nascita, i documenti che desideri e come vuoi riceverli.
  • Il numero di fax dell’operatore sanitario o del piano, preso dal suo sito ufficiale, da una lettera o dal suo ufficio cartelle cliniche.
  • Il file in formato PDF, DOC o DOCX: fino a 10 MB in totale e 20 pagine per ordine (per lavori più grandi si può richiedere un preventivo).
  • Un indirizzo email su cui ricevere un codice di verifica monouso.

Passo dopo passo

  1. Chiedi come l’ufficio riceve le richieste

    Un’entità coperta può esigere che le richieste di accesso siano fatte per iscritto, se lo comunica ai pazienti. Consulta il sito dell’operatore sanitario o chiama l’ufficio cartelle cliniche per ottenere il modulo e confermare che il fax sia tra i modi in cui accettano le richieste.

  2. Compila e firma la richiesta

    Usa il modulo dell’operatore sanitario, se esiste. Indica quali documenti desideri, le date e se vuoi copie cartacee o elettroniche. Se vuoi che i documenti siano inviati a qualcun altro, ad esempio un altro medico, dillo e includi i dati di quel destinatario.

  3. Scansionala in PDF

    Scansiona ogni pagina con il telefono o con uno scanner. Assicurati che la firma e i dati identificativi siano leggibili.

  4. Carica e inserisci il numero di fax

    Carica il file su AnytimeFax e digita il numero di fax esattamente come appare nella fonte ufficiale.

  5. Conferma e paga

    Verifica la tua email con un codice monouso. Al pagamento accetti i Termini e confermi che stai inviando informazioni sensibili per conto tuo. Il tuo primo fax di una pagina è gratuito (una volta per indirizzo email). Dopo: $4.99 da 2 a 4 pagine, $5.99 da 5 a 10 pagine e $7.99 da 11 a 20 pagine. Se hai già usato il fax gratuito, una singola pagina costa $4.99 (Standard) o $20 (Urgente).

  6. Conserva la prova e fai un sollecito

    Conserva il tuo ID ordine (inizia con AF-) e la fattura. Annota la data di invio della richiesta, così sai da quando decorre il termine di 30 giorni, e sollecita l’ufficio se non ricevi risposta.

Consigli

  • Se vuoi che i tuoi documenti siano inviati direttamente a terzi, l’HHS afferma che un’entità coperta può accettare una richiesta firmata e scansionata, una richiesta firmata elettronicamente o una copia inviata via fax o per posta, e non può obbligarti a presentarti di persona.
  • Secondo l’HHS, gli operatori sanitari non possono farti pagare la ricerca e il recupero dei tuoi documenti, né trattenerli perché hai una fattura non pagata.
  • I costi devono essere ragionevoli e basati sui costi effettivi. Le indicazioni dell’HHS descrivono una tariffa fissa facoltativa fino a $6.50 per le copie elettroniche di documenti conservati elettronicamente; l’HHS precisa che queste indicazioni si applicano solo nella misura in cui sono compatibili con la sentenza Ciox v. Azar.
  • Alcuni piani sanitari indicano il fax come opzione per moduli come le richieste di autorizzazione preventiva. Consulta le istruzioni ufficiali del tuo piano per il modulo e il numero corretti.

Errori comuni

  • Inviare una richiesta senza firma quando l’ufficio chiede un modulo firmato.
  • Non indicare quali documenti o quali date desideri, il che può rallentare la pratica.
  • Usare un numero di fax generico invece di quello dell’ufficio cartelle cliniche o rilascio informazioni.
  • Dare per scontato che un fax consegnato significhi che l’ufficio ha iniziato a lavorare alla richiesta: fai un sollecito per averne conferma.

Tempi di consegna

Gli ordini Standard, Esteso e Grande vengono consegnati entro 24 ore, e l’opzione gratuita di una pagina può richiedere fino a 3 giorni. Gli ordini urgenti ($20, fino a 20 pagine) vengono elaborati entro 90 minuti dalla conferma del pagamento. Una consegna riuscita conferma che il fax è stato trasmesso al numero di fax del destinatario; non conferma che qualcuno abbia esaminato o accettato il tuo documento. Il termine di risposta di 30 giorni è responsabilità dell’operatore sanitario secondo le norme federali, non qualcosa che AnytimeFax controlla.

Alternative

  • Un portale per pazienti, se il tuo operatore sanitario ne offre uno per le richieste di documentazione.
  • Spedire per posta la richiesta firmata all’ufficio cartelle cliniche dell’operatore sanitario.
  • Consegnare la richiesta di persona, se per te è più semplice (per le richieste a favore di terzi, l’operatore sanitario non può esigerlo).
  • Il portale online del tuo piano sanitario, quando ne offre uno per moduli e richieste.
Invia via fax la tua richiesta

Domande frequenti

Dipende dall’operatore sanitario. Alcuni accettano richieste scritte via fax, e le prassi variano. Consulta le istruzioni dell’operatore sanitario e usa il numero di fax che indica.

Ai sensi del 45 CFR 164.524, non oltre 30 giorni dal ricevimento della richiesta, con una possibile proroga di massimo 30 giorni se te lo comunica per iscritto.

Può addebitare un costo ragionevole e basato sui costi effettivi, ma l’HHS afferma che non può far pagare la ricerca e il recupero né trattenere i tuoi documenti per fatture non pagate.

No. AnytimeFax non è un business associate ai sensi dell’HIPAA e non firma Business Associate Agreement. È pensato per persone che inviano le proprie informazioni.

I file vengono caricati tramite HTTPS, archiviati crittografati con AES-256 ed eliminati automaticamente 30 giorni dopo il completamento del tuo ordine. Solo tu e gli operatori autorizzati potete aprirli.

Fonti ufficiali

Ultima verifica: 2026-10-18

AnytimeFax è un servizio indipendente gestito da Rise & Built Corp. Non è affiliato all’HHS, ad alcun operatore sanitario, ad alcun piano sanitario né ad alcun ente governativo. I requisiti di terzi sono stati verificati alla data indicata sopra; conferma sempre i requisiti aggiornati con il destinatario. Questa pagina contiene informazioni generali e non costituisce consulenza legale o medica.