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Como enviar um pedido de prontuário médico por fax

Você tem direito a receber cópias dos seus registros de saúde. Veja como enviar um pedido por escrito por fax, o que as regras dizem sobre prazos e taxas e o que levar em conta antes de enviar.

Publicado: 2026-10-19

Pela HIPAA, você tem direito de acesso aos seus próprios registros de saúde. Os prestadores de saúde podem pedir que esse pedido seja feito por escrito, e alguns indicam o fax como uma das formas de enviá-lo. Você também pode precisar enviar formulários ou documentos a um prestador ou a um plano de saúde. Com o AnytimeFax, você pode enviar por fax seu próprio pedido ou seus documentos pelo celular ou computador, sem aparelho de fax, conta ou assinatura. Este guia explica o que dizem as regras federais e como enviar seu pedido.

Para pessoas que enviam as próprias informações

O AnytimeFax é para pessoas que enviam os próprios documentos, ou documentos que estão autorizadas a enviar em nome próprio. O AnytimeFax não é um business associate da HIPAA e não assina Business Associate Agreements. Prestadores de saúde, planos de saúde e outras entidades cobertas não devem usar o AnytimeFax para enviar informações de saúde protegidas em nome deles.

Em geral, o prestador tem 30 dias para agir

Pela 45 CFR 164.524, uma entidade coberta deve agir sobre seu pedido de acesso em até 30 dias após recebê-lo. Ela pode prorrogar esse prazo uma vez, por até mais 30 dias, se avisar você por escrito.

O que você precisa

  • Seu pedido por escrito e assinado: no formulário do próprio prestador, se houver, ou em uma carta com seu nome, data de nascimento, os registros que você quer e como quer recebê-los.
  • O número de fax do prestador ou do plano, tirado do site oficial, de uma carta ou do setor de registros.
  • O arquivo em PDF, DOC ou DOCX: até 10 MB no total e 20 páginas por pedido (trabalhos maiores podem ser orçados).
  • Um endereço de e-mail para receber um código de verificação de uso único.

Passo a passo

  1. Pergunte como o consultório recebe pedidos

    Uma entidade coberta pode exigir que os pedidos de acesso sejam feitos por escrito, desde que informe isso aos pacientes. Consulte o site do prestador ou ligue para o setor de registros para obter o formulário e confirmar que o fax é uma das formas aceitas.

  2. Preencha e assine o pedido

    Use o formulário do prestador, se houver. Diga quais registros você quer, as datas e se prefere cópias em papel ou eletrônicas. Se quiser que os registros sejam enviados a outra pessoa, como outro médico, informe isso e inclua os dados desse destinatário.

  3. Digitalize em PDF

    Digitalize todas as páginas com o celular ou um scanner. Confira se sua assinatura e seus dados de identificação estão legíveis.

  4. Faça o upload e digite o número de fax

    Faça o upload do arquivo no AnytimeFax e digite o número de fax exatamente como aparece na fonte oficial.

  5. Confirme e pague

    Verifique seu e-mail com um código de uso único. No checkout, você aceita os Termos e confirma que está enviando informações sensíveis em nome próprio. Seu primeiro fax de uma página é grátis (uma vez por endereço de e-mail). Depois disso: $4.99 de 2 a 4 páginas, $5.99 de 5 a 10 páginas e $7.99 de 11 a 20 páginas. Se você já usou o fax grátis, uma única página custa $4.99 (Padrão) ou $20 (Urgente).

  6. Guarde o comprovante e acompanhe

    Guarde o número do seu pedido (ele começa com AF-) e a fatura. Anote a data em que enviou o pedido para saber quando se aplica o prazo de 30 dias, e entre em contato com o consultório se não tiver resposta.

Dicas

  • Se você quer que seus registros sejam enviados diretamente a terceiros, o HHS informa que uma entidade coberta pode aceitar um pedido assinado e digitalizado, um pedido com assinatura eletrônica ou uma cópia enviada por fax ou correio, e não pode exigir que você compareça pessoalmente.
  • Segundo o HHS, os prestadores não podem cobrar pela busca e recuperação dos seus registros nem reter seus registros porque você tem uma conta em aberto.
  • As taxas devem ser razoáveis e baseadas no custo. A orientação do HHS descreve uma taxa fixa opcional de até $6.50 para cópias eletrônicas de registros mantidos eletronicamente; o HHS observa que essa orientação só se aplica na medida em que for compatível com a decisão judicial Ciox v. Azar.
  • Alguns planos de saúde indicam o fax como opção para formulários como pedidos de autorização prévia. Consulte as instruções oficiais do seu plano para saber o formulário e o número corretos.

Erros comuns

  • Enviar um pedido sem assinatura quando o consultório pede um formulário assinado.
  • Não informar quais registros ou datas você quer, o que pode atrasar o processo.
  • Usar um número de fax geral em vez do número do setor de registros ou de liberação de informações.
  • Supor que um fax entregue significa que o consultório começou a cuidar do pedido: entre em contato para confirmar.

Prazos de entrega

Pedidos Padrão, Estendido e Grande são entregues em até 24 horas, e a opção grátis de uma página pode levar até 3 dias. Pedidos Urgentes ($20, até 20 páginas) são processados em até 90 minutos após a confirmação do pagamento. Uma entrega bem-sucedida confirma que o fax foi transmitido para o número de fax do destinatário; não confirma que alguém analisou ou aceitou seu documento. O prazo de resposta de 30 dias é responsabilidade do prestador pelas regras federais, não algo que o AnytimeFax controla.

Alternativas

  • Um portal do paciente, se o seu prestador oferecer um para pedidos de registros.
  • Enviar o pedido assinado pelo correio ao setor de registros do prestador.
  • Entregar o pedido pessoalmente, se for mais fácil para você (o prestador não pode exigir isso em pedidos para terceiros).
  • O portal on-line do seu plano de saúde, quando ele oferece um para formulários e pedidos.
Enviar seu pedido de prontuário por fax

Perguntas frequentes

Depende do prestador. Alguns aceitam pedidos por escrito por fax, e as práticas variam. Consulte as instruções do prestador e use o número de fax que ele indica.

Pela 45 CFR 164.524, até 30 dias após receber seu pedido, com uma possível prorrogação de até 30 dias se ele avisar você por escrito.

Ele pode cobrar uma taxa razoável e baseada no custo, mas o HHS informa que não pode cobrar pela busca e recuperação nem reter seus registros por contas em aberto.

Não. O AnytimeFax não é um business associate da HIPAA e não assina Business Associate Agreements. Ele é destinado a pessoas que enviam as próprias informações.

Os arquivos são enviados por HTTPS, armazenados com criptografia AES-256 e excluídos automaticamente 30 dias após a conclusão do seu pedido. Só você e os operadores autorizados podem abri-los.

Fontes oficiais

Última verificação: 2026-10-18

O AnytimeFax é um serviço independente operado pela Rise & Built Corp. Não tem vínculo com o HHS, nenhum prestador de saúde, nenhum plano de saúde ou qualquer órgão do governo. Os requisitos de terceiros foram verificados na data indicada acima; sempre confirme os requisitos atuais com o destinatário. Esta página traz informações gerais, não orientação jurídica ou médica.